傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理固然有其特有的優(yōu)勢，在不斷地企業(yè)發(fā)展中，電子檔案管理軟件能夠更好的實現(xiàn)檔案的分類、高效查看、備份和收集等功能。相比較于大型企業(yè)而言，這一類軟件的實施是否足夠重要?需要進行分析之后再做界定。

對于任何企業(yè)來說，做好企業(yè)員工檔案、項目檔案、交易會計檔案的記錄和管理是非常重要的，不僅能夠很好的提高企業(yè)的整體管理能力，也是對企業(yè)自身員工利益的一種保障，同時也是對企業(yè)發(fā)展歷程的一種記錄。每一份檔案對于企業(yè)而言都是至關(guān)重要的。進行整體的統(tǒng)一管理，是內(nèi)部自身和外在條件的共同影響。

一、電子檔案管理軟件的必要性

使用一款軟件它所能夠帶來的幫助對于企業(yè)自身而言是巨大的同時，那么在符合時代發(fā)展規(guī)律下，它也有其使用的必要性。這一點在電子檔案管理軟件的應(yīng)用中也能夠很好的反映出來。

1、提高辦公效率

電子檔案管理軟件是將所有的信息進行數(shù)據(jù)化的改變，使其不再局限于單純的紙質(zhì)存儲，不管是企業(yè)管理人員的查看還是調(diào)用，都能夠直接在系統(tǒng)當(dāng)中實現(xiàn)調(diào)取，同時它還能夠?qū)Σ煌愋偷臄?shù)據(jù)進行細致化的管理，使得企業(yè)員工在進行檔案管理操作中，整體的工作效率可以得到很大方面的提高。

2、檔案分類更加完善

企業(yè)的檔案類似是非常豐富的，涵蓋了項目、交易、人員、合同等多類型的檔案。在傳統(tǒng)的管理發(fā)展中，人員往往做不到更加詳細的分類管理。通過電子檔案管理軟件它的強大數(shù)據(jù)分析，能夠?qū)⒉煌臋n案按照一定的規(guī)律來排列整理。這樣即便是一份完整的企業(yè)檔案文件，它所覆蓋的范圍更廣，會出現(xiàn)在不同的檔案管理模塊中。

3、信息安全保密性更強

區(qū)別于傳統(tǒng)的人工管理，該系統(tǒng)直接是通過操作人員的管理者賬號來進行查看和工作，其他人員是無權(quán)進入的，所以這極大的提高了檔案信息的安全性，并且保密性也更強。它直接規(guī)避了傳統(tǒng)人員管理中通過口頭傳遞的泄露。當(dāng)出現(xiàn)問題的時候，能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)責(zé)分明，明確的掌握責(zé)任人。

4、時代發(fā)展訴求

高性價比的電子檔案管理軟件作為一種新興的管理軟件，它的出現(xiàn)是信息時代的產(chǎn)物，并不是說企業(yè)不適用就會被淘汰，而是在這樣的是趨勢下，當(dāng)同行的競爭力都在不斷上升時，能改變的只有企業(yè)本身。新世紀(jì)的競爭是人才的競爭、是信息流的競爭、也是時間的競爭。

誰掌握了更高的工作效率、更優(yōu)質(zhì)的人才、更全面的信息，就能夠在市場當(dāng)中占據(jù)更有利的發(fā)展地位。使用電子檔案管理軟件是企業(yè)的一種探索，是值得鼓勵的選擇。