供應(yīng)商檔案是管理供應(yīng)商的基礎(chǔ),為企業(yè)選擇合作對(duì)象提供了準(zhǔn)確的信息。而對(duì)檔案進(jìn)行分類，就能更好地提高業(yè)務(wù)效率，降低管理成本。所以對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要更好地將整個(gè)信息集成，就需要了解這方面的相關(guān)知識(shí)。

檔案的分類

一般來(lái)說(shuō)，最常見(jiàn)的分類是將檔案分為兩大類：潛在供應(yīng)商檔案和正式供應(yīng)商檔案。潛在供應(yīng)商是指有能力提供符合采購(gòu)人要求的貨物、工程和服務(wù)的組織和人。也就是說(shuō)，只要能滿足采購(gòu)人要求的就都是潛在供應(yīng)廠家。潛在供應(yīng)商通過(guò)采購(gòu)人公開發(fā)布的采購(gòu)需求信息，前來(lái)參與項(xiàng)目招標(biāo)，成功通過(guò)之后就會(huì)成為正式供應(yīng)合作對(duì)象。

這種分類按對(duì)企業(yè)的作用清晰明了的劃分成了兩部分，對(duì)正式供應(yīng)商的檔案，可以用作合作時(shí)的信息記錄和保存;對(duì)潛在供應(yīng)商的檔案，則主要用來(lái)審核評(píng)估，以此選出可以合作的正式商家。

檔案的內(nèi)容有哪些

對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行檔案的等級(jí)分類，可以更好的評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求，企業(yè)也必須建立檔案，更全面快捷地保證質(zhì)量，追蹤變化，比較優(yōu)劣。檔案的內(nèi)容應(yīng)該包括：

1、記錄商家基本營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等資料

2、記錄每年采購(gòu)物品的價(jià)格、物料編碼、名稱

3、合同、協(xié)議等條款

4、對(duì)質(zhì)量問(wèn)題的處理方案，如供方質(zhì)量保證協(xié)議

5、企業(yè)對(duì)每年的供應(yīng)商評(píng)估或評(píng)分

6、商家的必備認(rèn)證，如質(zhì)量體系、環(huán)保等

7、供應(yīng)商的代碼、名稱、地址、銀行帳號(hào)、聯(lián)系方式

如何進(jìn)行檔案的規(guī)范管理

1、由采購(gòu)部負(fù)責(zé)收集上面提到的供應(yīng)商檔案的內(nèi)容，即營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等。

2、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類和編號(hào),分類的方法可以使用我們上面講到的分潛在和正式兩種，也可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，分成重點(diǎn)合作和一般合作對(duì)象等，還可以根據(jù)按商品特征來(lái)劃分。編碼一般常用的是四位數(shù),前一位區(qū)別商品，后三位區(qū)別廠商，合理的編碼和分類方便之后查找。

3、將檔案分門別類歸檔放置，對(duì)資料都需要作好各自的文件歸檔管理。對(duì)信息的變更要及時(shí)做好更新，相關(guān)人員還要做好相關(guān)資料的機(jī)密性，不能隨意透露相關(guān)信息。

合格的供應(yīng)商檔案模板示例